Petit guide d’entretien d’évaluation à l’usage des managers

L’entretien d’évaluation est une corvée à laquelle tout manager est soumis mais c’est un élément phare de ses fonctions.

Ce petit guide à vocation à vous permettre de traiter ces entretiens avec la meilleure efficacité. L’efficacité ici consiste à consacrer un temps raisonnable à l’évaluation et à conduire l’entretien dans le sens voulu.

Ce guide se veut suffisamment court pour être exploitable. Il n’est donc pas un livre de recettes toutes-faites exhaustif. Il pose simplement plusieurs principes d’actions qui vous permettront de faire face à la majorité des situations.

C’est aussi un outil vivant. Vos remarques et suggestions sont naturellement des bienvenues.

L’entretien d’évaluation

C’est un entretien, pas une conversation.

Vous ne devez en aucun cas laisser le salarié prendre le contrôle de l’entretien. Ses interventions ne se font que sur votre invitation et sur les sujets que vous avez fixés. Votre entretien, vos règles.

Mon conseil est de préparer un guide d’entretien afin, à la fois, d’avoir un plan précis de ce que vous direz et, dans le même temps, de pouvoir faire face à tout incident au cours de celui-ci.

Avec le temps et la pratique, vous arriverez à vous en passer. Le but est de ne plus avoir besoin de support écrit pendant l’entretien.

Le GUIDE d’ENTRETIEN

Il contient deux phases préparatoires (PRIMO et SECUNDO) et une phase d’exécution (TERTIO).

  • PRIMO : Maîtrisez l’espace et le temps

Vous fixez tous les éléments pratiques de l’entretien : heure, durée (30 mn max), lieu. Si ce lieu est votre bureau, pas de problème pour l’organisation matérielle mais suivez les conseils liés au comportement. Si c’est dans une autre salle réservée pour l’occasion, montrez que vous êtes chez vous.

1/ Le lieu

Soyez en avance et préparez la salle à votre convenance. Placez-vous au fond de la salle, placez le dos à la porte. Soyez installé quand il arrive. Vous êtes chez vous, il est votre invité.

Entrez le premier, faites le asseoir.

2/ Le temps

Vous avez fixé la durée. Tenez l’horaire. Si cela dépasse, vous dites de combien vous continuez (5 ou 10 mn) . C’est vous qui mettez fin à l’entretien.

En toute hypothèse, il sort le premier, vous restez dans la salle quelques instants pour le principe.

(Il peut paraître étonnant de commencer par ces contingences matérielles avant d’aborder le fond. Toutefois, le fait de disposer d’un lieu ouvert (témoins) et/ou d’un temps très court aura une influence déterminante sur qui pourra être fait ou dit.)

  • SECUNDO : Construisez votre entretien au regard de l’évaluation finale

Conduite de l’entretien reposera sur trois axes qui devront être pris dans cet ordre :

  1. l’évaluation finale,
  2. les attentes du salarié,
  3. la performance et la personnalité.

1. L’évaluation finale

C’est l’étape 1.

L’entretien d’évaluation est souvent présenté comme le moyen de la finaliser.

C’est du flan !

Vous devez déjà avoir votre idée définitive sur l’évaluation que vous proposerez.

Toute évaluation se résume aux réponses à ces trois questions : Promu(e) ? Augmenté(e) ? Viré(e) ?

Les réponses pourront être (i) oui-oui-non, (ii) oui-non-non (rare), (iii) non-oui-non, (iv) non-non-oui et (v) non-non-non.

(le cas oui-oui-oui échappant nécessairement à toute procédure d’évaluation standard ne sera pas étudié ici)

NE PAS PASSER A LA SUITE SANS AVOIR REPONDU A CES QUESTIONS.

2. Les attentes du salarié

Si les attentes du salarié sont conformes ou en deça de ce que vous proposerez. Il n’y a pas de difficulté particulière sauf à veiller à ne pas trop vous avancer si vous n’êtes pas le décideur final.

Si ses attentes sont au delà de ce que vous proposerez, il va falloir le calmer direct (voir TERTIO : Conduire l’entretien en temps réel). Plus l’écart est grand et plus cette approche est importante.

A ce stade, une autoévaluation préalable est un plus.

3. La performance et la personnalité

– La perfomance

On s’en branle. Ca fait bien longtemps que la réalité du travail des gens n’a plus la moindre importance. Contentez vous d’avoir un avis très général sur cette performance conforme aux réponses données à l’étape 1 et deux ou trois exemples très précis qui l’étayent. Même quelqu’un qui réussit commet des erreurs.

Couper court à toute tentative du salairé de se justifier ou de prendre le contrôle de la conversation par un élément de personnalité.

– La personnalité

Tout trait de caractère, de comportement, peut être vu positivement ou négativement. Profitez-en ! Toujours avec l’idée de correspondre à l’évaluation finale que vous avez faite.

Quelqu’un de dynamique sera agité. Quelqu’un de sûr de lui sera condescendant. Quelqu’un de réservé sera timoré. Quelqu’un de jovial sera irrespectueux. Ca se dit dans le service…

Vous pouvez y aller, ça marche à tous les coups !

Avec tout ces éléments, Votre guide d’entretien est prêt, yapuka !

  •  TERTIO : Conduire l’entretien en temps réel

Remarque préalable : Votre comportement doit être en rapport avec votre discours. Si ça va être relativement cool, soyez le. Si ça va être sanglant, soyez ferme, militaire.

– La PPEE

La Première Phrase d’Entretien d’Evaluation. Présentez la situation un cran en dessous de ce que vous en pensez vraiment. Cela fait une marge pour lâcher du lest sans toutefois vous engager au delà de ce que vous voulez faire.

– Au cours de l’entretien

Par nature, la situation est évolutive. Je ne peux évoquer tous les cas. Mais garder à l’esprit des principes simples :

Changez d’approche toutes les fois où il pense être pertinent.

Il parle boulot, parlez personnalité (il a réussi ses objectifs mais mal), il parle en général, prenez un exemple très précis. Il est précis, parlez général et hauteur de vue. Il parle passé, ce qui vous intéresse est aujourd’hui. Il parle promotion, dites lui qu’il ne remplit pas les attentes de son poste actuel. Il pense que si, c’est qu’il n’est pas lucide sur sa propre performance, etc…

Ne pas poser de questions ouvertes trop tôt dans l’entretien (t’en penses quoi, toi?). Assurez vous au préalable qu’il a bien intégré les éléments de langage ou de pensée que vous avez préparés (il a déjà admis vos reproches sur son travail ou son comportement). Si vous ne vous en sentez pas, ne posez pas ce type de question.

– Fin de l’entretien

Quand vous avez abordé tous les points que vous souhaitiez voir, mettez fin à l’entretien.

Conclusion

Vous avez les éléments essentiels pour conduire efficacement un entretien d’évaluation.

Attention, n’oubliez jamais qu’au travers d’une évaluation, l’évaluateur est autant regardé que l’évalué.

*******

Exemple de fiche pratique :

Fiche de préparation d’un entretien individuel d’évaluation

PRIMO :

1/ Lieu : 

(Bureau, autre salle, réservation, catering)

2/ Temps :

(heure et durée)

SECUNDO :

1/ Evaluation

Promu ?           oui / non

Augmenté ?    oui / non

Viré ?                 oui / non

2/ Attentes du salarié

Promu ?           oui / non

Augmenté ?    oui / non

Viré ?                 oui / non

3/ Performance et personnalité

Performance ? bon – moyen – nul

Elément de personnalité 1

Elément de personnalité 2

Elément de personnalité 3

TERTIO :

Conduite de l’entretien

(Eléments que vous jugez pertinents pour vous aider à ce stade)

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6 réflexions sur « Petit guide d’entretien d’évaluation à l’usage des managers »

  1. Tu es un monstre, j’attends avec impatience le jour ou tu seras de l’autre cote du bureau.JE sui smédecion , notre société crève de ce genre dcomportement.
    Moi un mec qui ésrit sur internet : »Soyez en avance et prépareR la salle à votre convenance. Placez-vous  » ( ben oui prépareZ avec un Z comme le Zéro que tu es) , je le VIRE .

    1. Bonjour,

      Je vous remercie d’avoir attirer mon attention sur cette faute de frappe.

      Pour le reste, pour la bonne compréhension, je dois préciser que je n’ai jamais eu à faire ce genre de chose.

      J’ai profité de ce post pour faire un « best-of » des horreurs que j’ai pu voir ou subir.

      Le but est aussi de permettre aux salariés de comprendre ce qui, malheureusement, parfois, leur arrive.

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